Monitoring des flux
Ce mois-ci, vous avez transmis 10 256 factures…
Etes-vous sûr que vos clients ont bien réceptionné ces 10 256 factures ?
L’EDI aurait dû répondre à ce besoin, mais, malheureusement ce n’est pas le cas…
Plus généralement, la transmission de factures électroniques au format structuré (EDIFAC, UBL Xml…) met en place un dispositif technologique hétérogène complexe (intéropérabilité 4 coins etc…).
C’est ainsi que les factures électroniques sont successivement générées par le système d’information du fournisseur, transmises et mises en forme par sa plateforme de facturation qui la retransmet à la plateforme du client, pour finalement être intégrées au système d’information du client…
La gestion de cette chaine de traitement n’est pas centralisée : Plusieurs acteurs ont des engagements de niveau de service locaux, mais aucun d’entre eux n’a la responsabilité du bon fonctionnement de de la chaine de traitement dans son intégralité.
Aussi, cette hétérogénéité technique et l’absence d’une coordination unifiée rendent ce dispositif particulièrement vulnérable. Malgré toutes les normes et bonnes pratiques que devrait suivre chaque acteurs de la chaine de facturation électronique, il subsiste de nombreuses factures manquantes et non payées, alors que la digitalisation du flux promettait l’inverse….
Parmi les 10 256 factures électroniques du mois, 1054 ont été transmises au client A. Le client A n’en a reçu que 1045. Où sont bloquées les 9 factures manquantes ? Pourquoi ont-elles été bloquées ? et comment les débloquer ?
1. Déployer des « sondes » tout au long des chaines de traitement
Les « sondes » sont des services logiciels permettant de récupérer de manière non intrusive, les données sur chaque composant logiciel de la chaine de traitement (ERP, middleware, plateforme…).
Elles utilisent plusieurs méthodes et protocoles (API, email, sftp etc…)
2. Agréger les données remontées par les sondes et constituer le rapport de réconciliation
Les données remontées par les sondes sont de formats hétérogènes. Ces formats sont harmonisés et le rapport de réconciliation est ainsi constitué.
Le rapport de réconciliation permet ainsi :
1/ d’identifier les factures manquantes (ou en écart)
2/ de localiser où les factures manquantes sont bloquées
3/ de déterminer la raison du blocage
Traiter l’incident au plus vite
Identifier des factures manquantes a peu de valeur si on ne sait pas les retraiter rapidement. Selon le volume des factures manquantes, les dispositifs de reprise rapide pourront être utilisés
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Moins d’une dizaine de factures : saisie portail, pdf etc..
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Au-delà : EDI-light
Résoudre le problème
La résolution du problème nécessite la mobilisation d’une ou plusieurs équipes de sociétés différentes (fournisseur, client, prestataires de facturation). Cette transversalité organisationnelle induit des délais de résolution généralement longs. Pendant toute la durée de la résolution du problème, le dispositif de reprise rapide (saisie portail, EDI-light) sera utilisé.
