Monitoring des flux
Ce mois-ci, vous avez transmis 10 256 factures…
Etes-vous sûr que vos clients ont bien réceptionné ces 10 256 factures ?
L’EDI aurait dû répondre à ce besoin, mais, malheureusement ce n’est pas le cas…
Plus généralement, la transmission de factures électroniques au format structuré (EDIFAC, UBL Xml…) met en place un dispositif technologique hétérogène complexe (intéropérabilité 4 coins etc…).
C’est ainsi que les factures électroniques sont successivement générées par le système d’information du fournisseur, transmises et mises en forme par sa plateforme de facturation qui la retransmet à la plateforme du client, pour finalement être intégrées au système d’information du client…
La gestion de cette chaine de traitement n’est pas centralisée : Plusieurs acteurs ont des engagements de niveau de service locaux, mais aucun d’entre eux n’a la responsabilité du bon fonctionnement de de la chaine de traitement dans son intégralité.
Aussi, cette hétérogénéité technique et l’absence d’une coordination unifiée rendent ce dispositif particulièrement vulnérable. Malgré toutes les normes et bonnes pratiques que devrait suivre chaque acteurs de la chaine de facturation électronique, il subsiste de nombreuses factures manquantes et non payées, alors que la digitalisation du flux promettait l’inverse….
Parmi les 10 256 factures électroniques du mois, 1054 ont été transmises au client A. Le client A n’en a reçu que 1045. Où sont bloquées les 9 factures manquantes ? Pourquoi ont-elles été bloquées ? et comment les débloquer ?
1. Déployer des « sondes » tout au long des chaines de traitement
Les « sondes » sont des services logiciels permettant de récupérer de manière non intrusive, les données sur chaque composant logiciel de la chaine de traitement (ERP, middleware, plateforme…).
Elles utilisent plusieurs méthodes et protocoles (API, email, sftp etc…)
2. Agréger les données remontées par les sondes et constituer le rapport de réconciliation
Les données remontées par les sondes sont de formats hétérogènes. Ces formats sont harmonisés et le rapport de réconciliation est ainsi constitué.
Le rapport de réconciliation permet ainsi :
1/ d’identifier les factures manquantes (ou en écart)
2/ de localiser où les factures manquantes sont bloquées
3/ de déterminer la raison du blocage
Traiter l’incident au plus vite
Identifier des factures manquantes a peu de valeur si on ne sait pas les retraiter rapidement. Selon le volume des factures manquantes, les dispositifs de reprise rapide pourront être utilisés
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Moins d’une dizaine de factures : saisie portail, pdf etc..
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Au-delà : EDI-light
Résoudre le problème
La résolution du problème nécessite la mobilisation d’une ou plusieurs équipes de sociétés différentes (fournisseur, client, prestataires de facturation). Cette transversalité organisationnelle induit des délais de résolution généralement longs. Pendant toute la durée de la résolution du problème, le dispositif de reprise rapide (saisie portail, EDI-light) sera utilisé.
Le 31 janvier 2026, vous avez transmis 15 248 factures électroniques (les factures papier ont disparues)… Etes-vous sûr que vos clients ont bien réceptionné ces 15 248 factures ?... mais aussi, êtes-vous sûr que ces 15 248 factures et tous les éléments afférents (eReporting, annuaire…) sont bien présents sur la plateforme gouvernementale ?
La réforme inhérente à la généralisation de la facture électronique à l’horizon 2024 – 2026 va mettre en place un dispositif « Y » de contrôle continu des transactions. Les dispositifs de transmission des factures seront encore plus complexes… et plus vulnérables. Aussi, en plus de se demander, combien de factures ont été correctement transmises aux clients il faudra aussi s’assurer que celles-ci ont bien été reçus sur la plateforme gouvernementale… et aussi vérifier que toutes les autres éléments supplémentaires demandés par Bercy sont bien à jour sur le portail public de facturation (eReporting B2B domestique, eReporting B2B international, eReporting B2C, mise à jour de l’annuaire….)
Selon le même principe, le dispositif de monitoring d’identification des écarts et de retraitement rapide des factures erronés permet de gérer de façon optimale ce système très complexe :
1/ remontée des données des sondes
2/ intégration des données
3/ génération du rapport de réconciliation