Digital Business

Archivage Electronique

LES ENJEUX
L'impact du phénomène "digitalisation"  

La dématérialisation des documents et des échanges se généralise pour tous les domaines de 
la vie des entreprises. Pour les métiers à forte composante administrative tels que ceux de la 
banque, de l’assurance ou du secteur public, les enjeux sont d’autant plus importants que la 
dématérialisation assure des avantages compétitifs significatifs sur ses processus “cœur de 
métier” en matière de productivité, contrôle, réactivité et qualité de service.

Ainsi de grands projets dont l’objectif est de convertir au format électronique plusieurs 
millions de documents par an ont été mis en œuvre. Cette évolution vers le “tout 
électronique”, ajoutée au volume croissant de données générées par les systèmes de gestion 
confère à l’écrit électronique une importance jusqu’alors sous-estimée.

Archiver l'électronique et garantir sa validité dans le temps

L’électronique, pour totalement remplacer le papier, doit en reprendre toutes ses 
caractéristiques aussi bien dans les usages courants que dans la durée. Or le point faible du 
document électronique demeure sa validité dans le temps.

Les risques d'un archivage défaillant

Le document représente l’ “atome” de la gestion d’une organisation ; les factures constituent 
le socle de la comptabilité, les ordres d’achat/vente sont la base de processus financiers 
critiques, les contrats engagent la société et ses contre-parties bien souvent sur plusieurs 
dizaines d’années....
Les risques sont nombreux et disparates. Les plus courants sont :
•    la contestation de la validité de documents électroniques,
•    la perte de documents,
•    la falsification de documents.
Le  document  représentant  la  brique  d’un  édifice  complexe,  les  risques  afférents  ont 
potentiellement un impact de plusieurs milliers, millions voire milliards d’euros.

Difficultés liées à la mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique à valeur probante

La mise en oeuvre d’un archivage électronique à valeur probante selon les normes en vigueur 
peut être source de difficultés. Deux scénarios sont souvent rencontrés. Le premier consiste à 
volontairement ou non, sous-estimer l’archivage, éviter une étude et une mise en oeuvre 
complexe et ainsi “prendre le risque”. Le deuxième prend en compte toute la complexité d’un 
archivage fiable, et se retrouve très vite confronté à des investissements importants.


C’est pour répondre à ces problèmatiques que Digital Business propose des prestations d’expertise ainsi 
que la réalisation et le déploiement de solutions éprouvées d’archivage.

NOTRE APPROCHE

Elle a pour objectif de déterminer et de mettre en place les processus, l’organisation et l’architecture SI les plus adaptés à 
votre organisation. Elle se décline en deux offres :
•    Une offre “conseil” proposée en phase d’étude préliminaire.
•    Une offre “intégration” proposée en phase d’implémentation.

Notre offre conseil

Notre intervention “conseil” a pour objectif de déterminer la meilleure configuration du système d’archivage. Notre 
démarche comprend les étapes suivantes:
•    Analyse du besoin.
•    Revue de l’existant.
•    Définition des processus, des organisations, des architectures, des technologies d’intégration envisageables.
•    Revue des risques métiers pour chaque document archivé.
•    Assistance aux choix des intégrateurs, des solutions et des matériels d’archivage.
•    Organisation du projet d’implémentation.
•    Evaluation financière de l’opération.

 

Notre offre intégration

L’intégration d’un système d’archivage associe plusieurs expertises qui nécessitent un pilotage rigoureux et une forte 
coordination. Aussi, nous intervenons sur toutes les phases du projet d’implémentation :
•    Préparation du projet.
•    Architecture technique et fonctionnelle.
•    Conception générale et détaillée.
•    Réalisation.
•    Tests et recette.
•    Déploiement.
•    Organisation du support.