Digital Business

Dématérialisation des factures


De la stratégie à la mise en oeuvre

Certains processus comptables critiques tels que ceux de la comptabilité  fournisseur  coûtent chers.  
 
Ces  processus  sont  encore plus coûteux lorsque l'administration de l'entreprise est décentralisée, l'organisation  est  floue,  les  règles  métier  mal  définies,  les  systèmes  d'information mal déployés...
Ainsi, plusieurs études montrent que le traitement d'une facture reviendrait en moyenne à 17 euros, mais dans certains cas pourrait atteindre 150 euros! A ces montants s'ajoutent d'autres coûts tels que la déduction de la TVA des factures sur débit hors délais, où les coûts à venir inhérents à la réforme obligeant les entreprises à envoyer, à l'horizon 2024 - 2026, factures et données de facturation au futur Portail Public de Facturation. 
 
C'est pourquoi, Digital Business a mis au point une approche entièrement dédiée à l'optimisation 
de la comptabilité fournisseur par des solutions de dématérialisation de factures..
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Notre approche

Elle a pour objectif de déterminer, de mettre en place et d'exploiter les processus, 
l'organisation et les technologies les plus pertinents pour tous les services impactés par la dématérialisation massive des factures (comptabilité, achats, administration des ventes...). Elle se décline en trois offres :

  • Une offre "conseil" proposée en phase d'étude préliminaire.

  • Une  offre  "intégration"  proposée  en  phase  de construction de votre système de dématérialisation.

  • Une offre "déploiement et support" proposée pour généraliser la facture électronique au sein de l'écosystème technologiques de vos partenaires (fournisseurs, clients, mandataire de facturation, affactureur) et de l'Administration (Chorus).

Notre offre conseil

Notre intervention "conseil" a pour objectif d'évaluer l'opportunité de mettre en œuvre un système de dématérialisation de factures et de déterminer la meilleure configuration de ce système.

 

Notre démarche comprend les étapes suivantes :

  • Analyser le besoin et décrire les enjeux ;

  • Revoir l'existant ;

  • Définir   les   processus,  les   organisations,   les   architectures applicatives, les technologies envisageables ;

  • Revoir des risques métiers pour chaque processus envisagé ;

  • Sélectionner les processus, l'organisation et le système à mettre en œuvre ;

  • Assister à la sélection des éditeurs et des intégrateurs (rédaction des cahiers des charges, évaluation des différents prestataires...)

  • Organiser le projet d'implémentation ;

  •  Evaluer financièrement l'opération (calcul des coûts, évaluation des gains, calcul des principaux indicateurs financier, TRI, ROI, justification du projet auprès de la Direction Générale).

Nous avons mis en œuvre plusieurs dizaines de systèmes de dématérialisation de factures  pour des organisations dans le domaine de l'industrie, du BTP, de la banque et du secteur public . Notre expérience nous permet de déterminer toutes les options, et pour chaque option, d'évaluer les véritables gains, de calculer tous les coûts et de prévoir la rentabilité la plus juste. A partir de notre étude, vous serez ainsi en mesure de choisir l'option la plus adéquate. 

Notre offre intégration

Les systèmes de dématérialisation de factures associent plusieurs technologies (Plateforme & app Saas, OCR/LAD, WEB, archivage légal électronique, EMC/GED et ERP) qui nécessitent un pilotage rigoureux et une forte coordination tant technique que fonctionnelle.
Grâce à l'exhaustivité des expertises regroupées au sein d'une même société et à une forte capitalisation sur de nombreux projets de dématérialisation des factures, Digital Business est en mesure de proposer un service global du pilotage de projet jusqu'au développement ou au paramétrage de chacun des composants. Nos experts "full-stack" interviennent sur toutes les phases du projet d'implémentation :


•   Préparer le projet, traduire les enjeux en objectifs, lancer le projet ;
•   Définir architecture technique et fonctionnelle ;
•   Concevoir le système (conception générale et détaillée) ;
•   Développer et paramétrer les briques applicatives ;
•   Tester les briques applicative et le système dans sa globalité ;
•   Mettre le système en production ;
•   Organiser le support.

 

Nous vous assurons une mise en œuvre entièrement focalisée sur les résultats. Au travers de notre approche "Best of breed", nous nous engageons à livrer un système sur mesure, optimisé pour votre organisation, dans les coûts et délais impartis.  

Notre offre enrôlement et déploiement

La mise en œuvre de la  facture électronique au sein d'une organisation ne s'arrête pas à la construction du système. Négliger les phases d'enrôlement et de déploiement de ce système chez vos fournisseurs ou vos clients peut aboutir à un investissement sans retour...

Nous désignons par enrôlement (Roll-out) le basculement des fournisseurs en saisie portail et par déploiement (deployment) l'intégration des factures fournisseurs au travers de fichiers (EDIFAC, XML UBL, CII...).

 

Notre intervention pour l'enrôlement et le déploiement comprend plusieurs phases:

  • identifier les fournisseurs à enrôler et les fournisseurs à déployer

  • définir une stratégie d'enrôlement et de déploiement, définir les indicateurs de performance (volume de facture électronique, montant global facturé en électronique,  nombre de fournisseurs basculés en facturation électronique...)

  • coordonner l'enrôlement et le déploiement

  • mettre en place d'un système de gestion pour l'enrôlement et l'enrôlement

  • concevoir et développer des système de déploiement spécifique à vos besoin (ex: EDI-light, Facture-X-light)     

Les résultats en premier! Notre approche n'est pas simplement limité à l'organisation d'équipes support internes ou externes... Pour atteindre vos objectifs, et notamment l'obligation de basculer tous vos fournisseurs et clients B2B en facturation électronique à l'horizon 2024 - 2026, nous vous proposons non seulement des ressources expertes en déploiement EDI, mais aussi des apps interentreprise spécifiquement adaptées à l'écosystème digital de vos partenaires, conçues et réalisées notamment au travers du socle x-PFwa.

Quelques références - démat des factures
Eiffage
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Facture électronique

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Valourec
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Dématérialisation P2P - commande, réception, facture, paiement

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CMA-CGM
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Dématérialisation des factures

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Eiffage
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Facture électronique

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La recherche inter-document

La recherche de documents à partir de mots clé est une fonctionnalité récente offerte par les nouvelles technologies. Il suffit de voir le succès des moteurs de recherche « grand public » (Google, Yahoo…) pour évaluer l’importance d’une telle fonctionnalité pour l’utilisateur final.

Les moteurs de recherche professionnels (Autonomie, FAST…) offrent des fonctionnalités supplémentaires permettant de paramétrer les algorithmes de recherche selon les communautés d’utilisateurs (maintenance de thésaurus, promotions de certains types de documents…), de coupler les recherches à des taxonomies/folksonomies ou des « concepts clouds »…

Dans le cadre de projets de dématérialisation des flux entrants par numérisation, la recherche par mots clés dépend du « full text » d’un document généré lors du traitement OCR.

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